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Gestión de morosidad: cómo evitar la mora y cómo cobrar una factura vencida

Reloj de arena que simula el tiempo que tardan en pagarse las facturas

La morosidad es responsable de una cuarta parte de las insolvencias empresariales. Tan solo un único retraso en los pagos puede llegar perjudicar la tesorería de tu empresa. Las medidas legales para recuperar la deuda pueden consumir tiempo y recursos, y una carta de aviso de demora no siempre es suficiente. En este artículo, analizamos las mejores formas de gestionar de la morosidad y cómo evitarla en el futuro.

Tabla de contenidos

Definición de morosidad

Un pago atrasado es una cantidad de dinero que un prestatario envía a un prestamista o proveedor de servicios después de la fecha de vencimiento del pago o de que haya pasado un periodo de gracia para realizar el mismo.

La morosidad puede deberse a una gran variedad de causas: problemas de gestión, condiciones del mercado o incluso facturas impagadas por parte de uno de sus propios clientes.

La gestión de morosidad debe ser un asunto prioritario para las empresas, si quieren continuar su actividad con normalidad y sin tensiones en su flujo de caja.

El impacto de la morosidad en las empresas

Los graves problemas de morosidad son anteriores a la crisis de COVID-19, como muestran estos ejemplos de 2019:

– En Reino Unido, casi una de cada siete pymes no pudo pagar los salarios a tiempo debido a problemas de liquidez, según Intuit Quickbooks.

– En Estados Unidos, casi un tercio de los propietarios de pequeñas empresas afirmaron que esperan más de 30 días para recibir los pagos, según Forbes.

Sea cual sea el motivo, el retraso en el pago de las operaciones comerciales puede convertir tus créditos comerciales en deudas incobrables, lo que supone una pérdida temporal o permanente de efectivo. Esto afecta a tus proyecciones financieras y, potencialmente, a las de otras empresas de tu ecosistema (generando un efecto dominó de las insolvencias).

La gestión de morosidad también cuesta tiempo y dinero a tu empresa: redactar cartas de reclamación de retraso en los pagos implica horas de trabajo adicionales, y cubrir el déficit de ingresos puede hacer necesario solicitar un préstamo a corto plazo o tener un descubierto, por ejemplo.

Regulación del cobro de deudas, tasa de morosidad e intereses de demora

El cobro de la deuda comercial impagada suele estar regulado por ley. En algunos países existen marcos legales que dictan los términos relativos a cuándo se considera que un pago es “tardío”. También recogen los tipos de tasas, penalizaciones e intereses de demora que pueden cobrarse para recuperar los costes adicionales de cobro de la deuda. Sin embargo, estas leyes no se aplican en todo el mundo.

Tus posibilidades de cobro son mayores si tu empresa opera en Europa o Norteamérica. Por ejemplo, Estados Unidos, Reino Unido, Países Bajos y los países escandinavos tienen marcos legales que cubren la morosidad. En Reino Unido, la Ley de Morosidad de las Deudas Comerciales (Intereses) de 1998 y su enmienda de 2013 dan derecho a los proveedores a los costes de cobro incurridos, así como a un interés de demora del 8% por encima del tipo básico del Banco de Inglaterra.

En la Unión Europea, la legislación introducida por primera vez en 1998 apoya el derecho legal de las empresas a cobrar intereses de demora. En pocas palabras, la normativa de la UE indica que los deudores se verán obligados a pagar intereses y a reembolsar los costes de cobro razonables del acreedor si no pagan los bienes y servicios a tiempo (60 días para las empresas y 30 días para las autoridades públicas).

Por ejemplo, puedes reclamar una compensación por los costes razonables de recuperación de la deuda contraída, así como una tasa adicional por demora, en función de la cuantía de la deuda impagada. Estas condiciones deben quedar claras en tu acuerdo con el cliente. La comisión de demora animará a tu cliente a pagar ahora, si quiere evitar más costes en el futuro.

Ten en cuenta que el cobro de deudas y su aplicación varían mucho de un país a otro. En algunas regiones, no hay legislación que respalde a los proveedores. Las cartas de retraso en el pago pueden ser ignoradas. Si es el caso del país en el que opera tu empresa, puedes buscar ayuda para gestionar la morosidad.

Actúa rápidamente con una carta de aviso de retraso en el pago

Cuando tu cliente incumpla un plazo de pago, inicia rápidamente el seguimiento de la factura pendiente y envía un documento de factura impagada o una carta de aviso de retraso en el pago, incluyendo la siguiente información:

  • Datos de ambas empresas (nombre, dirección).
  • Fecha de la carta.
  • Contacto clave en su empresa.
  • Referencias de pago, número de factura.
  • Total adeudado + intereses/penalizaciones (explica estos gastos si los añades).
  • Explica claramente que el pago está vencido y que el cliente ha incumplido las condiciones.
  • Remite a las comunicaciones anteriores.
  • Indica lo que sucederá a continuación, incluida la fecha de pago final y las consecuencias si tu cliente sigue sin pagar (cobro de la deuda, intereses y sanciones asociados, procedimientos legales).

La gestión de la morosidad requiere comprensión y tacto. El uso de un intermediario puede ayudar a mantener las buenas relaciones para mitigar la tensión entre el cliente y el proveedor.

Recurre a un experto en cobro de deudas para la gestión de la morosidad en tu empresa

Si estás a medio mundo de distancia de tu cliente, te va a resultar más complicado recuperar un pago atrasado. La experiencia en el cobro de deudas a nivel mundial de una aseguradora especializada en asegurar el crédito comercial, como Solunion, puede ayudar gracias a su presencia local, cercana al deudor, eliminando barreras lingüísticas, diferencias horarias y, sobre todo, aportando conocimiento de la legislación, contexto, prácticas y cultura empresarial del país en el que se encuentra el deudor.

Si el asunto llega a los tribunales, necesitarás al menos la siguiente documentación para presentar tu caso:

  • El contrato firmado entre el proveedor y el comprador. Pueden ser las condiciones generales, un acuerdo de venta, un contrato de compraventa, etc. Esto confirma que los bienes o servicios se solicitaron.
  • Facturas de envío, confirmación de entrega, etc. (de nuevo, firmadas), para indicar que se han suministrado los bienes o servicios.

Cómo evitar la morosidad

Cuanto más prepares de antemano la definición de un acuerdo o contrato con tu cliente, menos problemas tendrás con la morosidad. Tres pasos importantes:

  1. Evalúa la solvencia de tus clientes: su capacidad de pagar a tiempo, su informe de crédito, su historial de pagos y su reputación.
  2. Negocia unas condiciones de pago claras y adecuadas y establece límites de crédito.
  3. Encarga la revisión de las condiciones a un abogado cualificado con experiencia en exportación e importación.
  4. Una vez que estés listo para ejecutar el acuerdo, asegúrate de que las páginas estén firmadas y fechadas (los acuerdos generados electrónicamente y firmados/fechados son cada vez más aceptables a efectos legales) antes de realizar cualquier pedido o de comenzar el trabajo. Está bien reproducir estos términos en el reverso de la factura, pero esto por sí solo no es suficiente para demostrar la validez del acuerdo: las facturas se emiten después de que se haya aceptado una oferta. Las facturas, por sí solas, no indican un acuerdo aceptado.

 

Recuerda: el retraso en el pago de las deudas comerciales puede interrumpir el flujo de caja de tu empresa y llevarla a una situación de insolvencia. Sin embargo, las decisiones de crédito demasiado conservadoras pueden hacer que se pierdan oportunidades. Encontrar el equilibrio adecuado es fundamental para maximizar los resultados de tu empresa. El seguro de Crédito comercial te ayuda a encontrar este equilibrio, proporcionando información sobre la solvencia de tus clientes y protegiendo a tu empresa contra los impagos.

Solunion

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Somos impulso. Somos expertos en seguros de Crédito y de Caución, servicio de Recobro, y otros asociados a la gestión del riesgo comercial.
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