Los pagos atrasados por parte de los clientes pueden poner en serias dificultades a tu negocio. Las empresas europeas dedican en promedio 73 días laborables al año a gestionar facturas vencidas, lo que representa más de una cuarta parte del año laboral.
Este dato pone en perspectiva la importancia de la gestión de cobros en las empresas y la relevancia de hacer frente al riesgo comercial con una estrategia efectiva que ayude a reducir las facturas impagadas. Monitorear los plazos de pago y hacer cumplir los términos pactados ayuda a que las facturas se paguen a tiempo.
En este artículo te explicamos qué es una factura vencida, cómo impacta tu negocio y estrategias para evitar y gestionar esta situación.
Índice de contenidos
Definición de factura vencida
Cualquier factura que no se haya pagado en la fecha de vencimiento se considera una factura vencida.
Se pueden negociar diferentes fechas de pago para diferentes clientes. Aunque una empresa puede aplicar una fecha de vencimiento estándar, como 30 días después de la fecha de la factura, a menudo se negocian términos de pago más flexibles y planes de pago, especialmente con clientes habituales.
Un ejemplo de los esfuerzos por regular los plazos de pago para proteger a las empresas del impacto de los impagos es la Directiva Europea sobre Morosidad, adoptada en 2011, actualmente en revisión. Según la Directiva, las empresas deben pagar sus facturas en un plazo de 60 días (la nueva propuesta introduce un límite más estricto de 30 días), a menos que se haya acordado expresamente una fecha de pago alternativa. Más allá de este punto, se aplican intereses por pago atrasado y una compensación mínima de 40 euros.
Hay varias razones por las que una factura puede acabar vencida. En muchos casos, puede deberse a simples descuidos administrativos que llevan al cliente a pasar por alto que la fecha de pago ha pasado. En tales casos, el pago suele poder recuperarse con un simple recordatorio de que la fecha de vencimiento ha expirado.
En otras situaciones, el pago tardío puede ser un indicador de que el cliente enfrenta dificultades financieras.
También las disputas entre las dos partes de la transacción pueden resultar en pagos incumplidos. Si hay problemas no resueltos en torno a la cantidad o calidad del producto, por ejemplo, el cliente puede no estar dispuesto a saldar la factura dentro del plazo acordado.
Implicaciones de tener facturas vencidas
Los pagos atrasados tienen un impacto inmediato en el flujo de efectivo. Si los pagos no se realizan como se anticipó, entonces ese dinero no está disponible para reinvertir en el negocio o para invertir en nuevas oportunidades y desarrollos.
Esto coloca a la empresa bajo presión financiera, particularmente a aquellas más pequeñas con recursos limitados. Unas pocas facturas vencidas son suficientes para poner en apuros a un negocio que depende de un flujo de efectivo constante y predecible para sobrevivir.
Además, las facturas vencidas pueden llegar a tensar la relación comercial entre tu empresa y el cliente.
¿Cuál es la diferencia entre facturas vencidas y pendientes?
Los términos «factura pendiente» y «factura vencida» a menudo se usan indistintamente (¡y de forma errónea!).
Cuando se emite una factura a un cliente, se la denomina «factura pendiente» hasta que se liquida. Todas las facturas que se emiten son, por lo tanto, pendientes hasta que se pagan y solo cuando exceden su fecha de vencimiento se convierten en «vencidas». Podemos decir que todas las facturas vencidas son pendientes, pero no todas las facturas pendientes son vencidas.
Gestión de facturas vencidas
Hay varias acciones que tu empresa puede realizar para garantizar que las facturas vencidas tengan el menor impacto posible en sus operaciones.
La comunicación es clave para resolver problemas de pagos vencidos. Contactar al cliente de forma proactiva y amistosa debe ser el primer paso. Este recordatorio de pago se puede hacer dentro de los primeros días posteriores a la fecha de vencimiento de la factura a través de un correo. El correo electrónico debe mencionar el número y cuantía de la factura, señalando que su fecha de vencimiento ha pasado y que el pago se requiere de inmediato. Es mejor enviarlo justo después de haber confirmado que no hay problemas con la factura original y el proceso de facturación. Si el pago tardío se debe a un descuido administrativo, puede que este recordatorio sea todo lo que necesites para resolver el problema.
Si este primer paso no tiene el efecto deseado, puede ser necesario un segundo recordatorio, esta vez más enfático. Esta comunicación sobre la factura vencida debe abordar el tema de las dificultades que el cliente puede estar enfrentando y puede proponer una conversación para tratar alternativas para el pago pendiente. ¿Una extensión de la fecha de vencimiento del pago por cierto número de días o semanas resolvería el problema? ¿Sería más manejable para el cliente el pago en cuotas? Estas negociaciones deben adaptarse al cliente según cada caso concreto. El teléfono es la vía más recomendable para entablar este tipo de discusión, aunque cualquier acuerdo alcanzado debe, por supuesto, hacerse por escrito.
Si el contacto por correo electrónico y por teléfono no logra resolver el problema, se deben considerar medidas más formales. Por ejemplo, una carta formal de solicitud de pago enviada por correo certificado. Esta carta debe detallar:
- El número de factura.
- La cantidad adeudada.
- La fecha original de vencimiento.
- Cualquier interés acumulado debido al retraso.
- Una fecha límite clara para el pago antes de tomar medidas legales adicionales.
Medidas legales
Si después de todos estos esfuerzos el cliente sigue sin pagar, puedes recurrir a procedimientos legales para recuperar la deuda. Esto podría implicar:
- La contratación de una empresa de recobro.
- La emisión de una demanda judicial.
- O incluso la declaración de insolvencia de la empresa deudora si hay pruebas suficientes.
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Cómo evitar facturas vencidas
La mejor manera de lidiar con facturas vencidas es evitar que ocurran en primer lugar. Esto puede lograrse mediante:
- Términos y condiciones claros: establecer desde el inicio plazos de pago firmes y claros, y asegurarse de que el cliente los acepte explícitamente.
- Facturación precisa y rápida: enviar facturas claras y correctas de inmediato después de entregar bienes o servicios, para reducir el margen de error o disputa.
- Verificación de clientes: llevar a cabo una verificación de crédito antes de comprometerse a relaciones comerciales importantes.
- Seguimiento regular: implementar un sistema para enviar recordatorios automáticos de pago conforme se acerquen las fechas de vencimiento.
- Opciones de pago fáciles: ofrecer múltiples formas de pago puede facilitar que los clientes cumplan con sus obligaciones a tiempo.
Las facturas vencidas son un hecho recurrente en el mundo de los negocios y no deben tomarse a la ligera. Abordarlas de manera profesional, directa y efectiva es crucial para mantener un flujo de efectivo saludable y relaciones comerciales duraderas, que redunden en el crecimiento del negocio.
