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¿Qué es el control de créditos y cómo aplicar un proceso de control de créditos?

Mujer de negocios mira en su tablet las cuentas de la empresa para el control de créditos

Índice de contenidos

Un procedimiento sólido de control de créditos es esencial para cualquier empresario, ya sea grande o pequeño. Gracias a un control de créditos eficiente podrás acelerar tus cobros para mantener un flujo de caja sano. Además, si promueves que tus clientes paguen a tiempo, podrás evitar procedimientos de cobro de deudas o la acumulación y cancelación de deudas incobrables. Pero ¿qué es el control de créditos y cómo crear un sistema sólido de control de créditos?

¿Qué es el control de créditos?

El control de créditos es un proceso empresarial que promueve la venta de bienes o servicios mediante la concesión de créditos a los clientes, y que abarca aspectos como el periodo de pago, los descuentos por pronto pago, las condiciones de pago, o las normas de crédito.

En general, el control de créditos de una empresa es una forma de facilitar a los clientes la compra de los bienes o servicios ofreciendo condiciones de pago atractivas, para aumentar las posibilidades de venta. Un control de créditos eficaz puede dar lugar a un crecimiento de las ventas -y de los beneficios- de tu empresa.

Pero una parte importante del control del crédito consiste también en determinar a quién se puede conceder crédito de forma fiable. Si tu empresa otorga crédito a clientes con un mal historial crediticio, es posible que no reciba el pago por los bienes o servicios que ha ofrecido. En este artículo te damos más consejos sobre cómo negociar las condiciones de pago con tus clientes.

¿Cuál es la diferencia entre el control de créditos y la gestión del crédito o riesgo comercial?

El control de créditos es el primer paso para asegurarte de que haces negocios con clientes que aceptan tus condiciones y pueden pagarte según los términos acordados. La gestión del crédito o riesgo comercial es el siguiente paso y trata de evitar la morosidad o el impago mediante la supervisión, los informes y el mantenimiento de registros. Cuanto mejor sea el control del crédito, más fácil será el proceso de gestión del riesgo comercial.

Pasos esenciales de un proceso de control de créditos

Los procesos de control de créditos te ayudan a garantizar que se respetan las condiciones y políticas de pago de tu empresa. Esto implica dejar claras las condiciones y acciones tanto para los clientes como para el equipo de control de créditos: explícales cómo emitirás las facturas y qué harás si se retrasan.

Asegúrate de cubrir estos pasos:

  1. Tener la información correcta sobre el cliente: el nombre correcto y legal de tus clientes, incluida la entidad de la empresa, la dirección correcta y, posteriormente, el nombre de la persona a la que debes enviar la factura. Los descuidos en algo tan básico pueden hacer que las facturas se extravíen, que los pagos se retrasen y que tu proceso de control de créditos se desvíe desde el principio.
  2. Someter a los nuevos clientes a una diligencia rutinaria y realizar comprobaciones de crédito: comprobación de las finanzas, la reputación, el historial comercial y de pagos, etcétera.
  3. Establecer límites de crédito como parte de tu proceso de control de créditos para gestionar tu exposición al riesgo: pregúntate cuál es la cantidad máxima pendiente de pago para cada uno de tus clientes, y considera si pagan regularmente a tiempo, si tu negocio es cíclico y si tus ventas son regulares a lo largo del año. Proveedores como las aseguradoras de crédito comercial podemos ayudarte a investigar a los clientes.
  4. Realizar revisiones periódicas para comprobar las facturas pendientes y vencidas. Decide qué clientes requieren un seguimiento. Profundiza en el motivo por el que no se ha pagado una factura: ¿el cliente la ha pasado por alto? ¿La ha perdido? ¿Existe una disputa sobre la factura que debe resolverse?

Parte de tu proceso de control de créditos debería incluir cuándo delegar estos asuntos en tu equipo de gestión de crédito, para que puedan hablar con el cliente y considerar varias formas de recuperar los pagos: ofrecer varios métodos de pago, dar incentivos por pago anticipado o cambiar las condiciones de crédito. Tienes muchas opciones.

Establecer procedimientos de control de créditos

Tu empresa necesita tener un procedimiento o política de control de créditos formal y por escrito que establezca prácticas de control de créditos sólidas, aplicables y efectivas.

Poner por escrito estos procedimientos de control del crédito puede fomentar una cultura de disciplina en la empresa y garantizar que todo el mundo sigue las mismas directrices. Estos procedimientos deben incluir normas claras sobre las condiciones de crédito, la investigación y el contacto con los clientes, el proceso de facturación o el proceso de morosidad.

Los procedimientos de control de créditos y la gestión del crédito dependen de la implicación y la concienciación de toda la empresa, así que comunica y forma sobre ello a tus equipos y no solo al departamento financiero.

Cómo hacer que tu sistema de control de créditos funcione

Tu sistema de control de créditos debe facilitar al máximo el pago a tus clientes, por lo que debe establecer varios métodos de pago.

La tecnología ha hecho posible que incluso las pequeñas empresas acepten pagos en línea sin tener que incurrir en los costes de las cuentas bancarias comerciales. Aumentar el número de vías de pago para tus clientes puede agilizar tu sistema de control de crédito y aumentar la puntualidad de los pagos.

Como ya se ha mencionado anteriormente, asegúrate de que tu equipo de gestión de créditos controla la solvencia de tus clientes con regularidad, no solo de los nuevos. En épocas económicas delicadas o en sectores sensibles, las revisiones trimestrales de los P+L de los clientes, los balances, el flujo de caja y las facturaciones futuras te proporcionarán una evaluación de su solvencia en curso y te alertarán de posibles problemas antes de que se conviertan en crisis.  Contacta con nosotros si quieres que te ayudemos en esta fase.

¿Cómo y cuándo redactar una carta de control de crédito?

A veces, a pesar de todos los esfuerzos en el control de créditos, los clientes no cumplen con sus obligaciones.

Las cartas de control de crédito pueden ayudarte a cobrar los pagos atrasados, especialmente si sigues estos consejos:

  1. Una semana después de la fecha de vencimiento: escribe una primera carta de control de crédito a modo de recordatorio suave. Pocas líneas solicitando el pago dentro de la semana.
  2. Una semana después de la primera carta: si la deuda sigue sin pagarse, utiliza un lenguaje más firme, solicitando el pago en una fecha determinada y adjuntando la factura.
  3. Dos semanas después de enviar la segunda carta (es decir, un mes después de la fecha de vencimiento original): si la deuda sigue sin pagarse, considera la posibilidad de buscar ayuda externa -como una agencia de cobro de deudas o una aseguradora de crédito comercial- para conseguir el pago. Comunica tus intenciones al cliente por correo electrónico y por correo postal, y estate preparado para actuar en consecuencia.

Externalizar el control de créditos: cuándo considerarlo

Externalizar el control de créditos puede ser la opción más segura y menos costosa para algunas empresas.  Te permite liberar tiempo y personal para buscar oportunidades, entrar en nuevos mercados y hacer ofertas competitivas a tus clientes potenciales, al tiempo que proteges el flujo de caja de tu negocio. 

Por ejemplo, el seguro de Crédito comercial es una solución completa para el control de crédito. Cubre tus cuentas por cobrar que vencen en un plazo de doce meses contra riesgos comerciales inesperados, de modo que tu flujo de caja está protegido de los impagos. Incluye la comprobación de los clientes, la información financiera de tus clientes y prospectos, el servicio de recobro y la compensación en caso de impago.

Otra ventaja de la externalización del control de créditos es la comunicación con los clientes extranjeros que se retrasan en el pago, cuando intervienen los idiomas locales, las diferencias horarias, las culturas y las costumbres. De hecho, la externalización del control de créditos a una aseguradora de riesgo global garantiza que tu control de créditos internacional sea llevado a cabo por representantes locales que conocen y comparten el idioma y la cultura de tu cliente. Esto puede reducir significativamente los malentendidos y hacer que el proceso de control de créditos sea más eficiente. 

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Somos impulso. Somos expertos en seguros de Crédito y de Caución, servicio de Recobro, y otros asociados a la gestión del riesgo comercial.
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